Denchosys（デンチョウシス） | 双方向の取引データを電子帳簿保存法対応のクラウドで簡単管理・二段階認証ファイル転送サービス

双方向の取引データを電子帳簿保存法対応のクラウドで簡単管理

Denchosys（デンチョウシス）ラインナップ

自社で発行、または他社から受領した請求書・見積書・契約書などの取引データを電子帳簿保存法に沿った方法で管理、保存ができるクラウドサービスです。

ラインナップ機能・設定導入企業特設サイト

Denchosys（デンチョウシス）とは？

双方向の取引データを改正電子帳簿保存法対応のクラウドで管理

二段階認証を利用して取引先に書類（請求書等）を送付及び書類をサーバーへ転送するセキュリティ強化機能搭載

自社で発行、または他社から受領した請求書・見積書・契約書などの取引データを電子帳簿保存法に沿った方法で管理、保存ができるクラウドサービスです。
機密情報ファイル共有する際は、システムの二段階認証を利用して取引先に送付するファイル転送機能が搭載され、メールの誤送信・不正アクセス防止対策など社内のセキュリティ強化にも有効です。

改正電子帳簿保存法への対応はお済ですか？

2024年1月からメールなど電子データで受け取った契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書などの取引関係書類は紙での保存NG！

どのような対応が必要？「改正電子帳簿保存法」

保存区分	保存の流れ
①電子帳簿等保存	自社で電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
②スキャナ保存	他社より紙で受領・作成した書類を画像データで保存
③電子取引	他社より電子的に授受した取引情報をデータで保存

電子帳簿保存上の区分

※出典：国税庁／電子帳簿保存上の区分

電子データの保存方法は？「電子帳簿保存法」

取引データを電子データで保存する際の４つのポイント!

ポイント	詳細
1.システム概要に関する書類の備え付け	電子保存するシステムの概要や操作方法等の書類が準備されているか？
2.見読可能装置の備え付け	電子保存したデータを閲覧する設備（PCやディスプレイ）が備え付けられているか？
3.検索機能の確保	該当のデータを検索できるようにしておかなくてはならない。「取引年月日」「取引金額」「取引先」検索できる状態にする必要があります。
4.データの真実性を担保する措置	以下のいずれかの措置が必要です。 A）タイムスタンプが付されたデータを受け取る B）データに速やかにタイムスタンプを押す C）データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する D）不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する

Denchosysで解決！

電子帳簿保存法の対応は「Denchosys」で解決できる!

対応機能	詳細
1.システム概要に関する書類の備え付け	Denchosysシステムの操作マニュアルをご提供
2.見読可能装置の備え付け	インターネットにつながった、PC１台があればOK！
3.検索機能の確保	「取引年月日」「取引金額」「取引先」にて検索が可能
4.データの真実性を担保する措置	登録日と時間が自動で記録されるので、データの訂正・削除が記録されるまたは禁止されたシステムでデータを受け取って保存するだけで対応可能

このような、お困りごとはございませんか？

2024年1月からメールなど電子データで受け取った契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書などの取引関係書類は紙での保存NG！

お困り事も「Denchosys」で解決！

Denchosysは導入が簡単！

1.いままで通りの運用でOK！

別のソフトを使って請求書を作成する必要はありません。
いままで通り、Excelや既存の請求書フォーマットで請求書を作成し、「Denchosys」を取り入れるだけすぐに対応可能です。

2.大事なお取引先様への負担もなし！

書類を受け取る相手側に事前にアカウントの登録をお願いする必要はございません。
取引先にお願いするのは、送った書類を「二段階認証」を利用してダウンロードしていただくだけで、お取引先様にも負担なく導入が可能です。

3.システム操作が簡単！

「Denchosys」はシンプルな設計になっており、特別な知識は必要とせず、運用に必要なの機能のみをご利用いただけます。

4.最短利用！ソフトのインストール等の必要なし！

PCとインターネット回線があればすぐに導入できます。
「Denchosys」へのアカウントを登録いただくだけで、すぐにご利用可能です。

マスタ設定（ユーザー登録）機能について

ユーザー作成

請求書や御見積書を受領する取引先様や社内書類などを受領する自社のユーザーを登録することができます。
取引先様についても、メールアドレスが分かれば登録可能なため、取引先様にアカウント作成や登録をお願いする必要はありません。

ユーザーアカウントの種類

１. 管理者	各種マスタメンテナンス、ファイル（請求書、見積書ｅｔｃ）のアップロード、ファイルの受取者としての機能も有します。※２名以上の登録が必要です。
２.アップローダー（社内）	ファイルのアップロード（受取側へのメール送信を含む）機能及びファイルの受取側としての機能も有します。
３.アップローダー（社外）	ファイルのアップロード（受取側へのメール送信を含む）機能及びファイルの受取側としての機能も有します。請求書を頂く得意先側の経理担当者等を登録します。
４.ゲスト	上記管理者またはアップローダーから送信されたメール記載のアドレスによりファイルをダウンロードする事ができます。請求書を発行する得意先側の経理担当者等を登録します。

アカウント別機能一覧

機能		管理者	社内アップローダー	社外アップローダー	ゲスト
1	送信されたファイルの受取り	〇	〇	〇	〇
2	ファイルのアップロード及び送信	〇	〇	〇	―
3	アカウントの登録／管理者	〇	―	―	―
4	アカウントの登録／アップローダー	〇	―	―	―
5	アカウントの登録／ゲスト	〇	―	―	―
6	ユーザーマスタの登録	〇	―	―	―
7	マスタ登録／仕入先(受取った請求)	〇	―	―	―
8	マスタの登録／ファイル種類	〇	―	―	―
9	ファイルアップロードの履歴参照	〇	―	―	―
10	ファイルアップロードの再送信	〇	―	―	―
11	２段階認証ログの閲覧	〇	―	―	―
12	アップロードファイルのバックアップ	〇	―	―	―

マスタ設定（仕入先の登録）機能について

ファイル種類を登録

メニューの「マスタメンテナンス」から送信元仕入先マスタを選択します。
企業名、部署名、名前の登録が可能です。

マスタ設定（ファイル種類の登録）機能について

ファイル種類を登録

メニューの「マスタメンテナンス」からファイル種類マスタを選択します。
作成したいファイル種類名を入力し登録を押下する事で簡単に管理することが可能です。

受領ファイル保存機能について

ファイルをアップロード

取引先から送付された請求書や契約書などの取引内容を保存することができます。
アップロード可能なファイル種類は、「PDF」「ZIP」「Excel」「Word」です。
ファイルサイズは、１アップロードにつき「10M」までの容量制限がございます。

ファイルの送信（二段階認証を利用した）機能について

送信ファイルのアップロード・設定

アップロード可能なファイル種類は、「PDF」「ZIP」「Excel」「Word」です。
ファイルサイズは、１アップロードにつき「10M」までの容量制限がございます。
「ダウンロード有効期限」「ダウンロード回数」の設定が可能です。
送信先のユーザーへはファイルダウンロード依頼の通知が送信されます。

承認機能について

A.承認設定者：承認が必要にチェックを入れる

ファイルを送付する際に、承認が必要にチェックを入れることで承認機能を利用することができます。
承認機能付きで送られたファイルを受領したユーザーは、「承認」「却下」「保留」のいずれかを行うことが可能です。

B.承認者：お知らせメールから承認

ファイル送信お知らせメールにあるURLからDenchosysにログイン、ファイルを確認し、回答を押下します。

ポップアップ画面の「承認」「却下」「保留」のいずれかを選択し、送信を押下します。

A.承認設定者：承認後

承認されると、ファイル送信者に通知メールが送信されます。
また、承認結果管理画面の承認状況一覧から内容を確認することができます。
※管理者権限では全ユーザーの承認状況を確認することができます。

検索機能（保存した取引データ）について

検索機能要件の対応

登録したデータは、「受領/送付区分」「送信先」「取引日」「金額」「アップロード者」「取引の種類」から検索が可能です。

履歴機能について

アップロード一覧を表示

メニューから「アップロード履歴」を選択すると、送付したファイルの履歴が表示されます。

再送する

自身が送付したファイルについては、再送ボタンより再送することが可能です。

ダウンロード一覧を表示

管理画面のアップロード履歴からダウンロードされたファイルを確認することができます。
受領/送付区分、DL・閲覧日、種類、ファイル名など絞り込み検索も可能です。

おしらせ及びテンプレートの設定機能について

テンプレートを作成

ダッシュボードの下部に表示されるお知らせの内容を作成・編集することが可能です。
１）マスタメンテナンスから「お知らせ及びテンプレート」を選択、作成を押下します。
２）タイトル～非表示フラグを設定し登録を押下します。

バックアップ（保存ファイル）機能について

バックアップを実行する

メニューから「ファイルバックアップ」を選択、期間を設定し「ダウンロード」を押下します。

バックアップを削除する

対象期間を選択し、対象ファイルを削除にチェックを入れます。

製品機能・プラン

機能・設定方法

製品名	Denchosys small	Denchosys medium
対象	小規模(100名程度)	中規模（300名程度）
料金体系	15,000円/月(毎月支払い) 150,000円/年（年間契約時） 500,000円/５年（リース・一括）	25,000円/月(毎月支払い) 250,000円/年（年間契約時） 1,000,000円/５年（リース・一括）
登録アカウント数（E-mailAddress）	500アカウント	1,000アカウント
ストレージ容量	50G	100G
保存可能枚数	イメージファイル(600dpi)pdf ２M 　 5,000枚(10G) イメージファイル(200dpi)pdf 300K　30,000枚(10G) office変換PDF　　　　　　　 100K 100,000枚(10G) 上記全容量　約30G 　　残容量　約20G	イメージファイル(600dpi)pdf ２M 　10,000枚(20G) イメージファイル(200dpi)pdf 300K　60,000枚(20G) office変換PDF　　　　　　　 100K 200,000枚(20G) 上記全容量　約60G 　　残容量　約40G
操作説明書	操作説明書仕入先様用お得意先様用
リリース状況	リリース履歴	リリース履歴
製品名	Denchosys small	Denchosys medium